HA A GOVSYS MELLETT DÖNT TUDJA, HOGY MIT VÁLASZTOTT
1. Projektterv, ütemezés elkészítése
A projektet azzal kell kezdeni, hogy a helyben alkalmazott megoldásokat össze kell vetni a jogszabályokból következő elméleti struktúrával. Ennek a kezdő lépésnek az elkerülése vezet általában oda, hogy komoly informatikai beruházások mellett döntő önkormányzatok - a jelentős anyagi ráfordítás ellenére - egy-egy részfeladat megoldásáig jutnak el és egymással laza kapcsolatban lévő szigetrendszerekkel működtetik a hivatalt.
2. Hardver környezet részletes felmérése
A GovSys, habár közigazgatási megoldás, ugyanakkor informatikai termék. Éppen ezért informatikai infrastruktúra szükséges a használatához. A központi egységek, a végfelhasználók eszközei, a belső és a külső hálózat, a portál mind átgondolt méretezést igényel. A GovSys rendszer, architektúrájának köszönhetően, jelentős beruházás nélkül működtethető, a meglévő hivatali informatikai infrastruktúrán.
3. Migráció
A folyamatban lévő ügyeket a bevezetéstől függetlenül intézni kell. Évek múlva is előkerülhet olyan ügy, mely a GovSys bevezetését megelőző időszakból előzményezhető. Így a korábbi adatok elérését informatikai vagy ügyviteli úton feltétlenül biztosítani kell.
4. Szervezeti struktúra meghatározása, paraméterezése
A GovSys-ben modellezett munkafolyamat egyes műveleteit az elkészült felmérés és az iratkezelési szabályzat alapján hozzá kell rendelni a tényleges szervezeti egységekhez. Ez körültekintést igénylő munka, hiszen minden, a jogszabályok által meghatározott feladatot el kell látnia valamely egységnek. Ugyanakkor a hivatali struktúra egyes elemeit is be kell tudni illeszteni a munkafolyamatba. Egy néhány fős hivatalnál a feladat egyszerűen megoldható, egy bonyolult struktúrájú, több száz fős hivatal esetében viszont komoly logikai llenőrzést igényel.
5. Jogosultságok beállítása (hivatali SzMSz alapján)
Az előző szakaszban az ügyviteli feladatokhoz rendelt szervezeti egységek dolgozóit fel kell vinni a rendszerbe. Amennyiben a szervezeti egységen belül, a munkatársak különböző jogosultsággal vesznek részt a folyamatban, úgy az automatikusan hozzárendelt jogokat részükre egyedileg kell tovább paraméterezni.
6. Oktatás
A rendszer használatába bevont valamennyi felhasználónak (aki belépési azonosítót és jelszót kap) részt kell vennie az oktatáson. A Professzionál minden esetben kiképez a hivatal mérete által indokolt számú kulcsfelhasználót. Ők olyan köztisztviselők, akik amellett, hogy napi szinten használják a rendszert, alkalmasak arra, hogy például az új kollégákat oktassák. A bevezetés során érdemes a szállító által biztosított oktatásra minden munkatársat elküldeni.
7. Teszt
Mind a rutin, mind a bonyolult előzményekkel és összetett körülményekkel rendelkező ügyet a törvényes keretek között kell végrehajtani. A GovSys logikai folyamatai és azok megvalósítása a Professzionál munkatársai általi legszigorúbb tesztelésen esnek át. Ennek ellenére a projekt során, a korábbi pontokban ismertetett paraméterezések ellentmondás mentességét, az ezek alapján működő folyamatok zártságát tesztelni kell.
8. Éles indulás
Az éles indulás napját megelőző hétvégén, az utolsó hivatali nap zárásáig keletkezett, valamennyi adat migrációját el kell végezni. Az utolsó teszteléseket végre kell hajtani. Az indulás napjának reggelén, az oktatáson részt vett és tesztelésbe bevont köztisztviselői kar, megkezdi a munkát.
